Adjointe ou adjoint de direction

Aventurez-vous hors de l'ordinaire - TMX Carrières

Les sociétés membres du Groupe TMX comprennent de grandes bourses mondiales comme la Bourse de Toronto et la Bourse de Montréal, ainsi qu'un bon nombre d'organisations innovantes qui améliorent les marchés financiers.

Regroupés au sein d'une même équipe, nous nouons des liens interfonctionnels et enjambons les barrières sectorielles et géographiques, désireux de concrétiser des occasions, de contribuer au progrès et de participer à la croissance économique mondiale. Le fourmillement d'idées, la franche collaboration et le modèle d'exploitation agile nous permettent de propulser des systèmes nationaux essentiels, d'alimenter la formation de capital et l'innovation, ainsi que d'offrir une foule de possibilités aux entrepreneurs visionnaires, des produits innovants aux consommateurs et une riche carrière à notre personnel.

Ferez-vous le saut?

Sommaire du poste
Relevant directement du vice-président, Gestion des activités, Stratégie et opérations de négociation des dérivés, l'adjointe ou l'adjoint de direction appuiera différent(e)s cadres supérieur(e)s dans leur travail et agira à titre de personne-ressource et d'intermédiaire pour nos leaders et nos employés du bureau de Montréal.
La ou le titulaire saura fournir des services de soutien opérationnel, administratif et organisationnel de grande qualité avec un minimum de supervision. Elle ou il possède un sens aigu de la communication avec des interlocuteur(-trice)s de haut niveau, notamment l'équipe de la haute direction et les représentant(e)s sectoriel(le)s internes et externes.

Principales responsabilités

Soutien administratif proactif au quotidien :

• Fournir des services de soutien opérationnel, administratif et organisationnel à différent(e)s cadres supérieur(e)s et membres de la direction.
• Préparer la correspondance interne et externe (courriels, lettres, notes de frais, communications, etc.) de manière rapide et précise.
• Superviser l'ensemble des communications entrantes et sortantes; examiner la correspondance et prendre les mesures initiales qui s'imposent.
• Assurer une gestion de l'agenda afin de coordonner et de gérer un emploi du temps chargé et complexe : convoquer les réunions et fixer les rendez-vous en résolvant les conflits d'horaires, gérer les priorités tout en évitant les conflits et organiser les présences suivant les fuseaux horaires.
• Coordonner la logistique de la présence à des réunions, des séminaires, des ateliers, des projets spéciaux ou des événements au besoin.
• Coordonner les réunions, les communications d'affaires, les colloques et les séminaires (préparer l'ordre du jour, réserver les traiteurs et les locaux, coordonner les invitations, veiller à la mise en place, etc.).
• Effectuer le contrôle de la qualité des documents écrits produits par le personnel.
• Traiter avec exactitude et en temps opportun les bulletins de sociétés et les lettres afférentes.
• Traiter les factures et préparer les comptes de frais.
• Préparer l'ordre du jour des réunions.
• Faciliter la gestion et la mise à jour des fichiers pour le personnel du Service.
• Assurer le suivi et la préparation des résumés internes sur les mesures correctives adoptées par les émetteurs.
• Aider à préparer les rapports statistiques mensuels du Service.
• Gérer un horaire de déplacements complexe, notamment en effectuant les préparatifs de voyage et la réservation des vols et des hôtels, et prendre en charge la logistique du calendrier des réunions de l'équipe de direction.

Soutien à la coordination des événements :

• Procurer un soutien à la coordination d'événements de développement des affaires et d'activités sociales des bourses (réservations de locaux, coordination technique sur place, traiteurs, etc.).
• Coordonner des événements d'entreprise en collaborant avec des fournisseurs et d'autres participants (photographes, traiteurs, personnel technique, etc.).
• Réserver des locaux dans les délais convenus avec l'aide des Communications d'entreprise.
• Travailler en collaboration avec les adjoint(e)s au développement des affaires pour assurer la production des brochures et autres matériels des ateliers sur le mentorat des bourses.
• Collaborer avec le personnel et les coprésentateurs pour assurer la préparation du matériel de présentation et du matériel imprimé dans les délais convenus.
• Assurer la liaison avec des personnes-ressources externes afin d'organiser des inscriptions.
• Gérer les préparatifs de voyages.
• Accueillir les invité(e)s externes et offrir du soutien sur place.
• Assurer la coordination avec les autres services pour offrir un soutien opportun (inscription des invité(e)s, réservations de postes de travail, réservations de locaux, soutien des TI et des auxiliaires sur place).
• Aider à la coordination des salles de conférence, avec l'équipe des auxiliaires et l'adjoint(e) de direction (réservations au nom des dirigeant(e)s et des membres du personnel, recommandations quant aux étapes/processus et aux besoins [formulaires d'auxiliaires, traiteurs, etc.]).
• Prendre en charge des responsabilités connexes au besoin.

Exigences

• Diplôme d'études collégiales en administration, et au moins trois ans d'expérience dans un rôle administratif principal au sein d'une entreprise
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale
• Bilinguisme, maîtrise du français et de l'anglais
• Attitude positive et fiabilité
• Excellente connaissance des gammes de produits Google et Microsoft Office; connaissance de Salesforce et de DOCS Open (système de gestion des documents PC DOCS)
• Solides compétences en matière de création de présentations
• Approche proactive et capacité de travailler en équipe
• Bon sens de l'organisation
• Souci du détail
• Discrétion et vigilance en ce qui concerne les renseignements confidentiels
• Capacité à travailler de manière autonome et sens de l'initiative
• Volonté d'apporter des idées en vue de favoriser l'amélioration des processus
• Sens de l'initiative, professionnalisme au téléphone et accent sur le service à la clientèle
• Expérience en matière de gestion d'événements ou de projets, un atout

Nous vous proposons un marché...

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Équilibré - Une culture d'entreprise axée sur la souplesse, l'équilibre et l'empathie des dirigeants permet d'optimiser le rendement de chacun et chacune et d'accroître notre puissance collective. De plus, notre mode de travail hybride et essentiellement axé sur l'infonuagique, ainsi que notre généreux programme de vacances et de congés contribuent au mieux-être global des membres du personnel!

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