Adjointe ou adjoint de direction
Aventurez-vous hors de l'ordinaire - TMX Carrières
Les sociétés membres du Groupe TMX comprennent de grandes bourses mondiales comme la Bourse de Toronto et la Bourse de Montréal, ainsi qu'un bon nombre d'organisations innovantes qui améliorent les marchés financiers.
Regroupés au sein d'une même équipe, nous nouons des liens interfonctionnels et enjambons les barrières sectorielles et géographiques, désireux de concrétiser des occasions, de contribuer au progrès et de participer à la croissance économique mondiale. Le fourmillement d'idées, la franche collaboration et le modèle d'exploitation agile nous permettent de propulser des systèmes nationaux essentiels, d'alimenter la formation de capital et l'innovation, ainsi que d'offrir une foule de possibilités aux entrepreneurs visionnaires, des produits innovants aux consommateurs et une riche carrière à notre personnel.
Ferez-vous le saut?
Poste à Pouvoir: Adjointe ou adjoint de direction
La ou le titulaire du poste relèvera directement du président de la Division de la réglementation de la Bourse de Montréal et devra fournir, avec un minimum de supervision, un soutien administratif et organisationnel à tous les services de la Division. La ou le titulaire devra également assurer la liaison avec les personnes-ressources en interne et en externe et fournir un soutien administratif assidu au chef des affaires juridiques de la Division.
Ce poste est hybride : présence au bureau minimum 3 fois par semaine
Responsabilités principales
1. Soutien administratif :
Effectuer le contrôle de la qualité des documents écrits produits par le personnel de la Division.
Traiter avec exactitude et en temps opportun les circulaires, les bulletins et les autres communications au public de la Division.
Traiter les factures.
Tenir à jour le tableau de facturation des avocats externes et des membres des comités de discipline.
Assumer la fonction de secrétaire auprès des comités de discipline.
Préparer des notes de frais.
Faire une tenue des livres et de registre organisée; s'occuper de la mise à jour et de la gestion de documents Google Disque pour le personnel de la Division, y compris des dossiers disciplinaires des Affaires juridiques et de la Division.
Préparer les projets d'ordre du jour de réunions et rédiger des procès-verbaux.
Assurer un suivi actif des échéances.
Soutenir le processus de rédaction des rapports à l'Autorité des marchés financiers et à l'Organisme canadien de réglementation des investissements.
Organiser des réunions internes et externes, dont des réunions de la direction, des comités de discipline et du comité de coordination.
Aider à l'organisation de séances de formation en interne.
Gérer le calendrier de la Division.
Prendre en charge des responsabilités connexes au besoin.
2. Coordination d'événements :
Appuyer la coordination d'événements sociaux et sectoriels.
Coordonner des événements de la Division (p. ex. le Forum sur la conformité) en collaborant avec des fournisseurs, des traiteurs, des techniciens, etc.
Réserver des salles dans les délais convenus avec l'aide des Communications d'entreprise.
Collaborer avec le personnel et les coprésentateurs pour assurer la préparation du matériel de présentations dans les délais convenus.
Assurer la liaison avec des personnes-ressources externes afin d'organiser l'inscription.
Gérer les préparatifs de voyages.
Accueillir et aider les personnes qui participent aux ateliers.
3. Accueil des visiteurs :
Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs.
Respecter les protocoles de sécurité en attribuant les laissez-passer provisoires des visiteurs.
Exigences
Diplôme d'études collégiales en administration, et au moins cinq ans d'expérience dans un rôle administratif principal au sein d'une entreprise
Excellentes habiletés de communication écrite et orale
Fiabilité et attitude positive
Excellente connaissance des gammes de produits Google et Microsoft Office
Approche proactive et aptitude au travail d'équipe
Sens de l'organisation exceptionnel
Discrétion et vigilance en ce qui concerne les renseignements confidentiels
Capacité à travailler de manière autonome et sens de l'initiative
Intérêt manifeste pour l'amélioration des processus
Esprit d'initiative, professionnalisme et souci du service à la clientèle
Expérience de la gestion d'événements ou de la gestion de projets, un atout
Nous vous proposons un marché...
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Équilibré - Une culture d'entreprise axée sur la souplesse, l'équilibre et l'empathie des dirigeants permet d'optimiser le rendement de chacun et chacune et d'accroître notre puissance collective. De plus, notre mode de travail hybride et essentiellement axé sur l'infonuagique, ainsi que notre généreux programme de vacances et de congés contribuent au mieux-être global des membres du personnel!
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